Boekhouder, controller of CFO: wat heeft jouw KMO nodig?

Een boekhouder legt vast wat er gebeurd is, een business controller vertaalt die cijfers naar sturing voor de komende maanden, en een CFO denkt mee over de strategie op lange termijn. Een KMO met 5 tot 30 medewerkers heeft zelden een voltijdse controller of CFO nodig, maar wel hun inzicht op de momenten die ertoe doen.

Je hebt een boekhouder – dat weet je. Maar soms voelt het alsof die cijfers je weinig verder helpen bij de beslissingen die je dagelijks neemt. Een business controller of externe CFO klinkt misschien als iets voor grote bedrijven. Dat is een misverstand. Voor KMO's in groeifase of transitie is het precies het ontbrekende stuk in de puzzel.

“We hebben een boekhouder, dus dat zit wel goed.”

Die zin horen we regelmatig. En het klopt ook – gedeeltelijk. Een goede boekhouder is onmisbaar. Maar als je bedrijf groeit, meer mensen aanneemt, wil investeren of voor een grote beslissing staat, merk je dat je boekhouder je een bepaald soort vraag niet kan beantwoorden.

Vragen zoals: “Is dit het juiste moment om te investeren?” Of: “Welke klanten leveren mij eigenlijk geld op?” Of gewoon: “Waarom houd ik zo weinig over ondanks die mooie omzet?”

Dat zijn geen boekhoudvragen. Dat zijn sturingsvragen. En daar heb je een ander profiel voor nodig.

Wat doet een boekhouder – en wat niet?

Je boekhouder is de hoeder van je historische cijfers. Hij of zij zorgt ervoor dat alles correct wordt geboekt, dat je btw-aangifte klopt, dat je jaarrekening op tijd is en dat je fiscaal in orde bent.

Dat is essentieel werk. Zonder dat fundament kun je niets bouwen.

Maar de rol van een boekhouder stopt – terecht – bij het vastleggen van het verleden. Hij of zij is geen strategisch adviseur. Niet omdat het onwil is, maar omdat het niet de taak is waarvoor hij of zij is opgeleid en betaald.

Jouw boekhouder kijkt achteruit. En dat is exact wat de functie vraagt.

Wat is een business controller en wanneer heb je er één nodig?

Een business controller is de schakel tussen de boekhouding en de bedrijfsleiding. Waar de boekhouder registreert wat er is gebeurd, analyseert de controller wat die cijfers betekenen – en wat je ermee kunt doen.

Concreet doet een controller dingen als:

• Een financieel dashboard opzetten zodat je maandelijks in één oogopslag ziet hoe je bedrijf ervoor staat
• KPI's (stuurcijfers) definiëren die passen bij jouw sector en bedrijfsdoelen
• Rendementsanalyses maken per product, dienst of klant
• Cashflowprognoses opstellen voor de komende 3 tot 6 maanden
• Kostenstructuren doorlichten en verbeterpunten aanwijzen
• Budgetten en forecasts bewaken

Een business controller kijkt naar het heden én de nabije toekomst. Hij of zij vertaalt de cijfers van je boekhouder naar informatie waarmee jij kunt sturen.

Wanneer heb je dit nodig? Zodra je merkt dat je beslissingen neemt op buikgevoel terwijl er eigenlijk data beschikbaar is. Of wanneer je niet meer precies weet welke activiteiten in je bedrijf geld opleveren en welke geld kosten.

Wat doet een CFO en wanneer is dat relevant?

Een CFO – Chief Financial Officer – gaat een stap verder dan een controller. Waar de controller focust op operationele financiële sturing, opereert de CFO op strategisch niveau.

Een CFO denkt mee over:

• De financiële strategie van je bedrijf op 3 tot 5 jaar
• Grote investeringsbeslissingen en hoe je die financiert
• Overnames, fusies of het verkopen van (een deel van) je bedrijf
• Gesprekken met banken, investeerders of aandeelhouders
• Deelname aan de raad van bestuur of raad van advies
• Businessplannen voor nieuwe activiteiten of markten

Een CFO is je strategische financiële sparringpartner. Iemand die mee aan tafel zit bij de beslissingen die de richting van je bedrijf bepalen.

Bij grote bedrijven is dit een voltijdse functie. Bij KMO's is die voltijdse functie zelden nodig – en zelden betaalbaar. Maar de expertise wél.

Hoeveel kost dit en wat levert het op?

Laten we eerlijk zijn over de cijfers.

Een voltijdse, ervaren controller in loondienst kost al snel €4.000 tot €6.000 per maand bruto – plus werkgeversbijdragen. Een CFO-profiel zit minstens 30 tot 50% hoger.

Reken je dat om naar een jaar, met vakantiegeld, eindejaarspremie en werkgeversbijdragen, dan kost een voltijdse controller je ruwweg €70.000 tot €105.000 per jaar. Een CFO al snel €100.000 tot €150.000.

Voor een KMO met 10 medewerkers en een omzet van €1,5 miljoen is dat niet realistisch: het zou 5 tot 7% van de omzet opslorpen. Maar de behoefte aan die expertise is er wel, vooral rond een paar sleutelmomenten per jaar: het budget, een grote investering, een bankgesprek, een prijsverhoging.

Dat is precies waarom het model van externe of parttime CFO/controller bestaat. Je krijgt het kennisniveau van een senior financieel profiel, maar je betaalt alleen voor de uren die je effectief nodig hebt. Geen vaste loonkost, geen opzegtermijn, geen opleidingsbudget.

Een concreet voorbeeld: Een KMO in de dienstensector vroeg ons om hun kostenstructuur door te lichten. Na twee maanden samenwerking – goed voor €3.200 aan consulting – hadden ze inzicht in welke drie klanten samen 60% van hun omzet genereerden maar amper winstgevend waren door hoge servicekost. De bijsturing die daarop volgde leverde op jaarbasis meer dan €40.000 op.

Dat is de return on investment van goede financiële sturing.

Boekhouder, controller of CFO: een overzicht

De drie rollen vullen elkaar aan. Ze vervangen elkaar niet.

Eén vraag, drie antwoorden: koop je een extra bestelwagen?

Het verschil tussen de drie rollen wordt pas echt duidelijk bij een concrete beslissing. Stel: je installatiebedrijf groeit en je overweegt een vierde bestelwagen van €45.000.

• Je boekhouder vertelt je hoe je de wagen afschrijft (bijvoorbeeld over vijf jaar, €9.000 per jaar), wat fiscaal aftrekbaar is en hoe de aankoop in je jaarrekening verschijnt. Correct en noodzakelijk.
• Een controller rekent uit of de wagen zichzelf terugbetaalt. Levert hij 200 extra werkdagen per jaar op, met €150 marge per dag, dan is dat €30.000 extra marge. Na afschrijving, verzekering en onderhoud (samen zo'n €15.000) blijft er €15.000 over. En: past de aankoop in je cashplanning van de komende maanden?
• Een CFO stelt de vraag erachter: wil je over drie jaar groeien met een vijfde en zesde ploeg? Dan is leasen misschien slimmer dan kopen, omdat je cash nodig hebt voor aanwervingen. En hoe breng je dat plan naar je bank?

Alle drie de antwoorden kloppen. Ze gaan alleen over een andere tijdshorizon. Wie enkel het eerste antwoord krijgt, beslist op de helft van de informatie.

Snelle check: welk profiel heb jij nu nodig?

Vink aan wat voor jou klopt:

• Je krijgt cijfers van je boekhouder, maar weet niet goed wat je ermee moet doen.
• Je weet niet welke klanten, producten of projecten je het meest opleveren.
• Je hebt geen cashflowprognose voor de komende drie tot zes maanden.
• Je staat voor een investering, overname, financiering of opvolging.
• Je bank of een investeerder vraagt een businessplan of een onderbouwd budget.
• Je mist iemand die je onafhankelijk tegenspreekt bij grote keuzes.

Herken je vooral de eerste drie? Dan heb je nood aan controllerwerk: dashboards, stuurcijfers, cashplanning. Vooral de laatste drie? Dan zit je op CFO-niveau: strategie, financiering, klankbord. Veel ondernemers herkennen zich in beide, en dat is ook logisch: in een KMO lopen die rollen in elkaar over. Wil je het liever zelf leren? Dan is het Opleidingstraject Financiële Sturing een goede stap: na een persoonlijke koffiebespreking werk je vier dagen met je eigen cijfers. Lees ook waarom stuurcijfers onmisbaar zijn.

Hoe COBIZ dit aanpakt

Vanuit Dendermonde werken we met KMO's in heel Oost-Vlaanderen en de regio Antwerpen–Brussel–Gent. We vullen zowel de controller- als de CFO-rol flexibel in, afhankelijk van wat jouw bedrijf nodig heeft.

Soms is dat een eenmalige financiële doorlichting om te weten waar je staat. Soms is het maandelijkse begeleiding waarbij we je stuurcijfers opvolgen en mee nadenken over strategische keuzes. En soms zitten we aan tafel bij je bank of bij je raad van advies.

We vervangen je boekhouder niet. We bouwen verder op zijn of haar werk – en vertalen het naar de informatie die jij nodig hebt om te ondernemen.

Veelgestelde vragen

Mijn boekhouder geeft me al maandelijkse cijfers. Is een controller dan nog nodig?

Dat hangt af van wat je met die cijfers doet. Als je ze ontvangt, ze even doorneemt en verder gaat met je dag – dan mist er waarschijnlijk een vertaalslag. Een controller helpt je die cijfers omzetten naar actiepunten. Wat gaat goed? Wat vraagt bijsturing? Welke beslissing moet je deze maand nemen op basis van wat je ziet?

Is een externe CFO niet alleen iets voor grote bedrijven?

Nee – en dat is net het punt. Grote bedrijven hebben een voltijdse CFO omdat ze dat kunnen betalen en nodig hebben. KMO's hebben dezelfde nood aan strategisch financieel inzicht, maar op een schaal die past. Een externe CFO geeft je toegang tot dat niveau van expertise, afgestemd op jouw bedrijfsgrootte en budget.

Hoe weet ik of ik een controller, een CFO of iets anders nodig heb?

Een goede eerste stap is een gratis kennismakingsgesprek. In één uur begrijpen we snel waar je bedrijf staat en wat de prioriteiten zijn. Soms volstaat een eenmalig project. Soms is doorlopende begeleiding zinvoller. Wij adviseren je eerlijk – ook als ons antwoord is dat je voorlopig goed zit met wat je hebt.

Wat is het verschil tussen COBIZ en een gewoon boekhoudkantoor?

Een boekhoudkantoor registreert en rapporteert het verleden – dat is hun kerntaak en ze doen dat goed. COBIZ bouwt daarop verder: we analyseren, vertalen en kijken vooruit. We helpen je sturen op basis van wat de cijfers je vertellen, niet alleen vastleggen wat er al is gebeurd.

Wat kost een externe CFO voor een KMO?

Je betaalt alleen voor de tijd die je effectief nodig hebt, bijvoorbeeld een eenmalig project of een paar dagen per maand. Dat is een fractie van een voltijdse controller of CFO in loondienst, die al snel €70.000 tot €150.000 per jaar kost. Tijdens een gratis kennismaking krijg je een concreet voorstel op maat.

Kan mijn boekhouder ook de rol van controller opnemen?

Sommige boekhoudkantoren bieden extra rapportering aan, en dat is een goede start. Maar controllerwerk vraagt tijd met jou en je team, kennis van je bedrijfsprocessen en een blik vooruit. Dat valt meestal buiten de opdracht en het budget van je boekhouder. De beste resultaten zien we wanneer boekhouder en controller samenwerken.

Wil je weten welk profiel het best past bij jouw bedrijf?

Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en we bekijken samen wat jouw situatie vraagt. Of doe de gratis Groei-Check en ontdek in een paar minuten waar de kansen én de risico's zitten in jouw onderneming.

Gratis kennismakingsgesprek plannen · Doe de Groei-Check

Over COBIZ – COBIZ is het adviesbureau van Anja Warrot en Dirk Colman, gevestigd in Dendermonde. Met meer dan 20 jaar ervaring in finance en een eigen ondernemersverleden helpen we KMO's in de regio Antwerpen–Brussel–Gent met flexibele CFO- en controllingexpertise. Anja en Dirk geven regelmatig keynotes voor ondernemersgroepen en stellen binnenkort een boek voor over financieel sturen voor KMO's. Ondernemers die ondernemers helpen – dat is waar we voor staan.